挨拶文の文例も紹介!退職挨拶を社外にメールで送るには? | ヤメカタログ

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挨拶文の文例も紹介!退職挨拶を社外にメールで送るには?

メール 基礎知識

退職が決まったら、退職の挨拶をすることになります。直接、挨拶するのが基本ですが、日程が合わなかったり、距離が遠かったり、関係性などで直接挨拶できない場合も多々あります。お世話になった方には丁寧に挨拶状を送ることもありますが、メールで丁寧な挨拶文を送ることも可能です。マナー違反を避けて退職の挨拶をメールで送るときのポイントや文例を紹介します。

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退職の挨拶をする範囲

社内の挨拶

仕事を一緒にしてきた同じ部署の同僚、先輩、上司はもちろん、他の部署でも仕事上で関わりがあった人、場合によっては同期入社の人、福利厚生でお世話になった人など、これまで社内で関わりがあった人すべてが対象になります。退職の挨拶をきっかけに、これまで疎遠になった人に連絡することもできます。一般的に社内向けの挨拶メールは退職日に行いますが、会社の慣例がある場合もあります。その場合は挨拶のタイミングや、メールの挨拶の可否について上司や先輩に相談してください。

社外の挨拶

営業職など特に社外の取引先と仕事上の付き合いがある人は、今後の会社の業務にも影響するので、基本的に関わりがあった人全員に退職の挨拶をしましょう。担当者変更の連絡も兼ねると業務に支障がないことをアピールできて、相手に安心感を持ってもらえます。一般的に社外向けへの挨拶は、社内で退職が通知された後、退職する2~3週間前に行います。こちらも挨拶するタイミングやメールの挨拶の可否について、会社の慣例がある場合は相談するようにしてください。

退職の挨拶メールの基本内容

退職の報告と退職理由

メールの目的である退職の報告と、退職理由を記載します。一般的には「一身上の都合」とします。

感謝の気持ち

これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを必ず言葉で伝えてください。後任者がいる場合は、その人を紹介すると相手により親切です。

会社へのエール

挨拶の最後に今後の会社の発展や、職場の皆さんの活躍、健康を祈る言葉を贈ります。

退職の挨拶メール内容で注意する点

詳細な退職の理由

退職の理由は詳しく伝える必要はなく、あまり文章を長くしないようにします。結婚や出産で退職する場合は、簡単に報告しても問題ありません。ただ、一身上の都合ではあるので、退職することに喜びを感じるということではなく、仕事を辞めることが残念だという気持ちも表現するようにしてください。

会社への批判

内心は会社への不満があったとしても、批判するような意見を言葉にするのは厳禁です。これまでお世話になったことは事実なので、感謝の言葉を伝えるようにします。

マイナスになるエピソード

職場でこんなことが気になった、嫌だったなどマイナスになる出来事などの紹介も避けてください。

挨拶メール作成で気をつけたいポイント

メールの文字数は300~600字

退職者以外は通常の業務を行なっているので、長い文章だと迷惑になることもあります。盛り込むべき内容を入れて簡潔に伝える方が、相手に要件が分かりやすいです。文字数で言えば300~600字程度、1分程度で読めるくらいの文章量です。パソコン画面内に収まる程度で、一文が長すぎないようにします。

転職先は伝えない

転職先は伝えない方が無難ですが、今後も仕事やプライベートで関わりがある場合は、私用の連絡先を記載すると良いでしょう。

一斉送信は自分宛に

社内向けに退職の挨拶文を一斉送信する場合は、自分のアドレスを「To」の宛先欄にし、送付する相手のアドレスは「Bcc」に入れることがメールのマナーです。送り先のアドレスが送信者全員に分かると、個人情報が漏れてしまいます。

社内情報を記載しない

社外向けの挨拶メールで注意しなければならないのは、職場の情報を社外に漏らさないということです。業務上必要な情報を記載しなければならない場合など、特に情報の取扱いには注意が必要です。

退職の挨拶文メールの例文

社内の同僚

会社の同僚や先輩など複数名に一斉送信する場合の例文です。

件名:退職のご挨拶 事業部 ◎◎(氏名)

本文:
事業部の◎◎です。
この度、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば、直接ご挨拶するべきところ、メールでの挨拶にて失礼致します。
在職中は多くのご指導を頂き、支えて頂きましたことを心より感謝申し上げます。
この会社で得られた経験を今後の人生に活かしていきたいと思います。

下記が退職後の連絡先になりますので、何かありましたらご連絡頂ければと思います。
携帯電話番号
メールアドレス

最後になりましたが、皆様のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

事業部 ◎◎(署名)

上司やお世話になった方

個人的にお世話になった上司や先輩には、DMで挨拶のメールを送りましょう。思い出話を添えると相手への心遣いが感じられます。

件名:退職のご挨拶 事業部 ◎◎(氏名)

本文:
事業部 部長 △△様

お疲れ様です。事業部の◎◎です。
このたび、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば、直接ご挨拶するべきところ、メールでの挨拶にて失礼致します。

△△部長には入社当初から折につけご指導を頂き、多くのことを学ばせて頂きました。
特に入社して間もない新入社員の頃に直属の上司として、社会人としての心構えや仕事への考え方など、ご自身の体験も交えてご指導頂いたこと、大変感謝しております。
◇◇株式会社でのこれまでの貴重な経験を今後に人生に活かし、励んで参りたいと思っております。

下記が退職後の連絡先になりますので、何かありましたらご連絡頂ければ幸いです。
携帯電話番号
メールアドレス

最後になりましたが、△△部長のこれまでのご厚情に感謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

事業部 ◎◎(署名)

社外や取引先
社外向けの挨拶メールでは後任者の名前を記載することが大切で、私用の連絡先は記載しないようにします。在職していた会社に取引先情報の不正利用を疑われる可能性があります。退職後の連絡先を記載する必要がある場合は上司に判断を仰いでください。

件名:退職のご挨拶 ◇◇株式会社 ◎◎(氏名)

本文:
◆◆株式会社 ▽▽様

いつも大変お世話になっております。◇◇株式会社の◎◎です。
私事のご連絡で大変恐縮ですが、一身上の都合により、月日をもちまして退職することになりました。
本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでの挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。

今後は貴社の担当を同僚の▲▲が担当させて頂きます。
後日、▲▲よりご挨拶の連絡をさせて頂きますので、どうぞよろしくお願い致します。

最後になりましたが、貴社のご発展と▽▽様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

◇◇株式会社 事業部 ◎◎(署名)

まとめ

どのような理由で退職する場合でも、退職の挨拶で感謝の気持ちを忘れないようにします。

転職先で関わりがないとも限らないですし、職場の人を不快な気持ちにさせるのは意味がありません。

感謝の気持ちと会社の発展を願う形でまとめると、自分も気持ちよく挨拶ができます。

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